Allegato B) alla Del. GC/48 del 20.05.2009
PIANO TRIENNALE PER L’INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DELL’UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI E DELLE AUTOVETTURE DI SERVIZIO (ART. 2, COMMA 594, DELLA LEGGE 24.12.2007, N. 244)
PREMESSA
La legge finanziaria 24.12.2007 n. 244, prevede all’art. 2, comma 594, le seguenti disposizioni:
“Ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs. 165/01, adottano piani triennali per l’individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell’utilizzo:
a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell’automazione dell’ufficio;
b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica della fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo;
Nei piani di cui alla lett. a) del comma 594 vanno indicate le misure dirette a circoscrivere l’assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedano l’uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze (v. comma 595).
Qualora gli interventi di cui al comma 594 implichino la dismissione di dotazioni strumentali, il piano deve essere corredato dalla documentazione necessaria a dimostrare la congruenza dell’operazione in termini di costi e benefici (v. comma 596).
Detti piani debbono essere resi pubblici con le modalità previste dall’art. 11 del D.lgs. 30.03.2001, n. 165 (attraverso l’ufficio relazioni con il pubblico) e dell’art. 54 del codice dell’amministrazione digitale (sui siti web istituzionali delle P.A.) (v. comma 598).
Le amministrazioni trasmettono poi a consuntivo annuale una relazione agli organi di controllo interno e alla sezione regionale della corte dei conti competente (v. comma 597).
MISURE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL’UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI
Situazione al 31.12.2008:
- Personal Computer n. 25: n. 2 ufficio tecnico lavori pubblici – patrimonio; n. 1 ufficio edilizia privata; n. 1 responsabile LL.PP. – edilizia privata; n. 1 ufficio tributi – commercio; n. 3 ufficio ragioneria – personale; n. 3 ufficio segreteria; n. 1 responsabile affari generali; n. 1 segretario comunale; n. 1 assessori; n. 2 ufficio demografici; n. 1 protocollo; n. 2 ufficio amministrativo assistenza sociale; n. 2 assistenti sociali; n. 1 comandante polizia locale; n. 3 ufficio polizia locale;
- Server n. 1: a servizio dell’intera rete LAN;
- Stampanti n. 22: n. 2 ufficio tecnico lavori pubblici – patrimonio; n. 1 ufficio edilizia privata; n. 1 responsabile LL.PP. – edilizia privata; n. 1 ufficio tributi – commercio; n. 3 ufficio ragioneria – personale; n. 3 ufficio segreteria; n. 1 responsabile affari generali; n. 1 segretario comunale; n. 3 ufficio demografici; n. 1 protocollo; n. 1 ufficio amministrativo assistenza sociale; n. 1 assistenti sociali; n. 1 comandante polizia locale; n. 2 ufficio polizia locale;
- Telefax n. 4: n. 1 ufficio tecnico – tributi – commercio – ragioneria – personale; n. 1 ufficio segreteria; n. 1 ufficio protocollo; n. 1 ufficio polizia locale;
- Fotocopiatrici n. 4: n. 1 ufficio tecnico – tributi – commercio – ragioneria – personale; n. 1 ufficio segreteria; n. 1 ufficio demografici; n. 1 ufficio polizia locale;
- Telefoni fissi. N. 1 centralino digitale con n. 22 apparecchi interni: n. 2 ufficio tecnico lavori pubblici – patrimonio; n. 1 ufficio edilizia privata; n. 1 responsabile LL.PP. – edilizia privata; n. 1 ufficio tributi – commercio; n. 3 ufficio ragioneria – personale; n. 3 ufficio segreteria; n. 1 responsabile affari generali; n. 1 segretario comunale; n. 1 Sindaco; n. 2 ufficio demografici; n. 1 protocollo; n. 1 ufficio amministrativo assistenza sociale; n. 1 assistenti sociali; n. 1 comandante polizia locale; n. 2 ufficio polizia locale;
- Telefoni cellulari. N. 11 apparecchi: n. 3498588132 – 3498588136 – 3498588137 – 3498588138 a servizio del comando di polizia locale; n. 3498588134 – 3498588135 – 3470454756 a servizio di personale interno ed esterno per reperibilità; n. 3498588141 a servizio del Sindaco; n. 3488449928 – 3498588139 disponibili per emergenza; n. 1 sim disponible non attivata;
CRITERI DI GESTIONE DELLE DOTAZIONI INFORMATICHE
Le dotazioni informatiche assegnate alle postazioni di lavoro dei servizi comunali dovranno essere gestite secondo i seguenti criteri generali:
- Il tempo di vita ordinario di un personal computer dovrà essere almeno di 5 anni e di una stampante di almeno 6 anni. Di norma non si procederà alla sostituzione prima di tale termine. La sostituzione prima del termine fissato potrà avvenire solo nel caso di guasto, qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole;
- Nel caso in cui il personal computer non avesse più la capacità di supportare efficacemente l’evoluzione di un applicativo, verrà comunque utilizzato in ambiti dove sono richieste performance inferiori;
- L’individuazione dell’attrezzatura informatica a servizio delle diverse postazioni di lavoro verrà effettuata secondo i principi dell’efficacia operativa e dell’economicità.
In particolare si terrà conto:
a) delle esigenze operative dell’ufficio;
b) del ciclo di vita del prodotto;
c) degli oneri accessori connessi (manutenzione, ricambi, oneri di gestione, materiali di consumo);
d) di norma e laddove possibile gli acquisti verranno effettuati utilizzando le convenzioni CONSIP.
E’ vietato:
- utilizzare la rete internet per scopi incompatibili con l’attività istituzionale del Comune;
- modificare la configurazione del personal computer in dotazione;
- utilizzare le risorse hardware e i servizi disponibili per scopo personali.
CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFAX
L’uso dei telefax deve essere ridimensionato privilegiando il servizio di posta elettronica.
CRITERI DI GESTIONE DELLE FOTOCOPIATRICI
Occorre ridurre al massimo il consumo della carta, in particolare usando il fronte/retro dei fogli per la fotocopiatura.
Le macchine devono essere collocate in aree di lavoro dove si può massimizzare la capacità di stampa in rete in relazione alle esigenze di riproduzione e stampa.
Per l’eventuale acquisizione di ulteriore fotocopiatrice deve essere valutata la convenienza di acquisirla a noleggio mediante convenzione CONSIP, come le altre già in uso.
CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFONI
Telefoni fissi
L’uso dei telefoni fissi è consentito solo per le esigenze di servizio.
L’uso del telefono fisso per esigenze personali è consentito solo in caso di assoluta ed inderogabile necessità, di brevissima durata, comunicata preventivamente al diretto responsabile.
Telefoni cellulari
L’assegnazione di telefoni cellulari è limitato al personale comunale che è tenuto ad assicurare pronta e costante reperibilità.
I responsabili di area sono tenuti ad effettuare controlli a campione per verificare il corretto utilizzo dei cellulari assegnati al personale dipendente.
L’assegnazione del telefono cellulare di servizio deve essere finalizzata ad accrescere l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa.
L’uso dei telefoni cellulari di servizio deve sempre seguire un criterio di utilizzazione predeterminato, finalizzato ad esigenze di servizio fuori sede, di reperibilità, o in situazioni di emergenza per eventi calamitosi, e limitata alla durata di tale servizio.
Non è consentita l’assegnazione di telefoni cellulari a favore di soggetti le cui competenze e attribuzioni, così come il luogo e le modalità del loro espletamento, escludano una benché minima esigenza del relativo impiego.
L’uso del telefono cellulare assegnato deve avvenire solo ed esclusivamente per esigenze di servizio.
L’uso ai fini privati del telefono cellulare assegnato può avvenire solo previa attivazione dal parte del soggetto assegnatario del contratto di “dual billing” con il gestore, con l’introduzione di un codice che permette di addebitare tali costi direttamente all’assegnatario dell’utenza.
All’atto dell’assegnazione il titolare dell’utenza deve sottoscrivere una dichiarazione con la quale sotto la propria responsabilità, si impegna ad utilizzare l’apparecchiatura solo ed esclusivamente per esigenze di servizio e a custodirla con diligenza.
In caso di cessazione del servizio, il telefono cellulare deve essere riconsegnato all’ufficio tecnico comunale da parte dell’assegnatario.
MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DA INTRAPRENDERE NEL TRIENNIO
Acquisti di attrezzature e servizi tramite le convenzioni CONSIP, ove possibile.
Introduzione dello scambio di posta certificata e delle firme digitali per ogni responsabile di settore.
Incremento dello scambio dati tra uffici dell’ente e gli altri enti pubblici tramite collegamenti LAN e internet.
Introduzione del servizio di “voce tramite protocollo internet” (VOIP), in base alle modalità attuative che dovranno essere stabilite con il decreto di cui all’art. 2, comma 592, delle legge 24.12.2007, n. 244.
DISMISSIONE DI DOTAZIONI STRUMENTALI
Il presente piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori dei casi di guasto irreparabile od obsolescenza sopravvenuti.
MISURE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL’UTILIZZO DELLE AUTOVETTURE DI SERVIZIO
Situazione al 31.12.2008:
Autovetture di rappresentanza n. –
Autovetture in dotazione ai servizi tecnici n. 1 Fiat Punto targata CX763EP
(servizio a noleggio)
Autovetture in dotazione ai servizi amministrativi n. 1 Alfa Romeo 146 targata BM850NJ
Autovetture in dotazione alla Polizia Locale n. 2 Punto targate DH609CT- DH610CT
Motomezzi in dotazione ai servizi esterni n. 1 Piaggio Ape Car Diesel targato VR139276
Motomezzi in dotazione ai servizi esterni n. 2 Piaggio Poker Diesel targati VR153105 - BB78263
MISURE ALTERNATIVE DI TRASPORTO
Non sono utilmente individuabili misure alternative di trasporto, considerata la natura dei servizi che il comune deve assicurare, la conformazione del territorio comunale, l’estensione chilometrica e la scarsità dei collegamenti di linea. L’unica possibilità alternativa è l’utilizzo dei mezzi privati, con corrispondente rimborso al personale dipendente autorizzato che ne faccia uso.
CRITERI DI GESTIONE DELLE AUTOVETTURE DI SERVIZIO
Le autovetture di servizio in dotazione agli uffici comunali possono essere utilizzate esclusivamente per l’espletamento delle funzioni proprie dell’amministrazione comunale.
Le autovetture di servizio possono essere utilizzate solamente durante l’orario di lavoro e durante i turni prestabiliti di eventuale reperibilità.
E’ sempre autorizzato l’uso delle autovetture di servizio nel caso di chiamate di emergenza o per calamità naturali.
Ciascun responsabile di area appronta idonei strumenti, anche informativi, nei quali siano registrati giornalmente per ogni autovettura in dotazione:
1. il giorno e l’ora di utilizzo;
2. il nominativo del dipendente che ha utilizzato l’automezzo;
3. la destinazione e/o il servizio espletato;
4. i chilometri persorsi.
La sostituzione di un’autovettura è consentita solo qualora la valutazione costi/benefici della riparazione dia esito sfavorevole.
L’assegnazione dell’auto ad una specifica area non comporta l’impossibilità per i dipendenti delle altre aree di ottenere l’utilizzo. Ciò soprattutto per l’autovettura non dotata di particolari caratteristiche tecniche e che possano servire ad assolvere i compiti d’ufficio di dipendenti assegnati anche ad aree diverse e non esclusivamente ad ogni singola area. I responsabili delle aree dovranno pertanto ottimizzare l’utilizzazione dell’autovettura consentendo la massima fruibilità della stessa tra il personale complessivo dell’ente.
MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DA INTRAPRENDERE NEL TRIENNIO
Acquisto di carburante con adesione alla convenzione CONSIP, ove sia possibile.
Uso di mezzi di trasporto collettivi, sia per il personale dipendente che per gli amministratori in trasferta, quando la natura dell’attività lo consente.
Nell’acquisto sdi nuovi mezzi devono essere privilegiati quelli a minor impatto ambientale ed a minor consumo. Prima di acquistare un nuovo mezzo dovrà essere effettuata una valutazione comparativa, in relazione alla tipologia di automezzo ed all’uso cui esso sarà destinato, sull’opportunità di procedere all’acquisto oppure al noleggio a lungo termine “tutto compreso”.
Per l’acquisto o il noleggio di nuove autovetture si dovrà sempre fare riferimento alle convenzioni CONSIP attive.
RELAZIONE ANNUALE A CONSUNTIVO
Entro il 30 marzo di ogni anno i responsabili dei settori dovranno presentare al Segretario Comunale una relazione circa le azioni intraprese ed i risultati ottenuti, in particolare in termini di risparmio di spesa, in ordine alla realizzazione dei contenuti del presente piano.
Il Segretario Comunale curerà la trasmissione delle relazioni al collegio dei revisori dei conti ed alla sezione regionale della Corte dei Conti.
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